Full mailbox after vacation? How to deal with it
Volle Mailbox nach dem Urlaub? Wie damit umgehen?
Letzten Monat – after not taking many vacation days and definitely not indulging in a big, luxurious vacation during the pandemic – I took a week off. At that time, I felt completely burnt out and knew that I urgently needed to set boundaries for my professional communication. So, I set my Slack status to the little palm tree emoji and even deleted the app from my phone so that I wouldn’t be able to see if someone had messaged me during my vacation (because the little “1” next to the symbol would definitely make me too curious not to read the message). So far, so simple. But then it came to dealing with the real low point of my professional life: my email inbox.
So, I wrote an automatically sent “Out of office” email that specified exactly how long I would be away. After that, I was quite proud of myself. After all, I deserved to prioritize myself now, after spending the past year opening one meaningless email after another with an empty expression in my eyes, nine out of ten of which began with “Dear Olivia, I hope you’re doing well!” But it wasn’t that easy. The deep relaxation that I had built up after a week of vacation, during which I didn’t have to think about work, was gone in a matter of seconds when I opened my Gmail inbox on the first day back at work. Why? Because I had 1,400 unread emails.
Instinctively, I wanted to start crying, and then I would have liked to slam my laptop shut and throw it out the window onto the subway tracks right in front of my apartment, aka my “home office”. My third instinct was to delete every single email in my inbox and pretend I never received any. This last strategy would have saved me a lot of time and emotional stress for sure. But wouldn’t that be completely thoughtless towards the people who had written to me? And what if I missed something that was really important?
In the end, I did take the time to open every single email that had landed in my inbox during my vacation. It took forever and was mentally exhausting – and I have to admit that none of the emails were really so important that there would have been catastrophic consequences if I had actually ignored them. Most of the emails didn’t even require a response from me. In retrospect, it all seemed pointless and annoying to me – and made me think. Maybe in the future, I should really just delete all the emails I receive during a vacation. If I were to ask in my next out-of-office email that those with truly important matters get in touch with me again once I’m back, I would probably never have to dig through this mountain of effectively irrelevant emails again.
So, after coming up with this strategy for future “Out of office” emails after my vacation, I wanted to talk to a few experts about whether they consider this method to be reasonable. So, I reached out to Jocelyn K. Glei, author of Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done, and Cal Newport, author of Eine Welt ohne E-Mail: Konzentrierter arbeiten in der Kommunikationsflut. The problem with people who write whole books about how emails can ruin our lives is that they are very good at ignoring their own emails. Maybe their silence was a sign that it’s perfectly okay to just delete all emails after a vacation. Nevertheless, I felt like I still needed to get a professional okay for that.
- Finally, we are talking about the period in professional sports ...
- Dein wöchentliches Tarot-Horoskop sagt, dass die Inspiration zuschl...
- Wie lange wird der SAG-Streik dauern? Fran Drescher ist ‘dabe...
Also sprach ich mit Dr. Alice Boyes, Autorin von The Anxiety Toolkit: Strategies for Fine-Tuning Your Mind and Moving Past Your Stuck Points. Laut Dr. Boyes sollte deine E-Mail-Strategie während eines Urlaubs davon abhängen, wie du mit E-Mails während deiner Arbeitszeit umgehst. „Ich denke, am Ende geht es wirklich darum: Was ist deine Hauptaufgabe? Ist es die Kommunikation?“, erzählt sie mir am Telefon. Wenn du zum Beispiel in der PR- oder der Kommunikationsbranche arbeitest, erklärt Dr. Boyes, wäre es vermutlich weder angebracht noch sinnvoll, deine Inbox nach dem Urlaub sofort auf „0“ zurückzusetzen. Sie hat aber andere Strategien parat, die im Umgang mit einer solchen E-Mail-Flut helfen können.
Ich erzählte ihr von meinem 1.400-Mails-Problem und davon, dass die allermeisten dieser Nachrichten gar keine direkte Antwort von mir erforderten. In diesem Fall, meint Dr. Boyes, könnte ich mir zum Beispiel die Regel aufstellen, jede E-Mail zu löschen, die nicht direkt an mich adressiert ist. Dazu gehören beispielsweise Werbung, „Allen antworten“-Mails, und den allseits beliebten CCs. Um diese E-Mails zu identifizieren, musst du natürlich trotzdem die Betreffzeile lesen – aber das ist immer noch besser, als jede einzelne Mail öffnen zu müssen, oder? Ich war jedenfalls sofort überzeugt.
Eine andere brillante Idee, mit der Dr. Boyes persönlich gegen E-Mail-Müdigkeit vorgeht, ist die, sich zwei verschiedene E-Mail-Accounts zuzulegen. Ich weiß, was du jetzt denkst: Inwiefern ist es weniger stressig, zwei Postfächer checken zu müssen? Ganz einfach: Eine von Dr. Boyes’ E-Mail-Adressen ist für die Öffentlichkeit gedacht und für alle auffindbar. Sie dient als „Auffangbecken“ für Leute, die sie nicht kennt – zum Beispiel Menschen, mit denen sie bisher nicht zusammengearbeitet hat, oder eben Spam. Ihre zweite, private Adresse gibt sie nur ausgewählten Personen – mit denen sie beispielsweise aktiv zusammenarbeitet oder zu denen sie eine bestehende persönliche oder berufliche Beziehung hat. E-Mails auf diese Weise zu filtern, nimmt ihr selbst den Druck, Nachrichten lesen oder beantworten zu müssen, die im „öffentlichen“ Postfach landen. Noch dazu kann sie dadurch eben diese E-Mails auch mal komplett ignorieren, wenn sie es möchte, weil sie weiß, dass wirklich Wichtiges nur im anderen Postfach landet.
„Ich denke, dieses System funktioniert ziemlich gut“, meint Dr. Boyes. „Alles, was von Unbekannten in meinem Job-Postfach landet, kann ich effektiv ausblenden.“ Die Methode mit mehreren Postfächern kann allerdings auch dazu führen, dass dir manche Gelegenheiten entgehen, warnt sie. Abhängig davon, wer du bist und wie dein Job aussieht, kann es das Risiko aber wert sein, auch mal Nachrichten zu verpassen. Hier müssen wir wirklich unsere eigenen Ambitionen und unser mentales Wohlbefinden gegeneinander abwägen.
Dr. Boyes zufolge ist das größte Problem aber, dass die Abwesenheitsnotiz vielerorts völlig bedeutungslos geworden ist – vor allem in den USA. Jeden Sommer ist Twitter (oder „X“) voller Posts, die die europäische Herangehensweise („Ich bin bis September im Urlaub. Erwarten Sie bis dahin keine Antwort“) mit der amerikanischen vergleichen („Ich bin für eine Not-OP im Krankenhaus und brauche vielleicht ein paar Minuten länger für die Antwort“).
Europeans’ out of offices are like “I will not be working until 18 September. All emails will be automatically deleted.”Americans: “I am in the hospital. Email responses may be delayed by up to 30 mins. Sorry for the inconvenience! If urgent, please reach me in the ER at…”
— Leanna Orr (@LeannaO) July 10, 2020
Europäische Abwesenheitsnotizen: “Ich bin den ganzen Sommer campen. Schreiben Sie mir im September wieder eine E-Mail.” Amerikanische Abwesenheitsnotizen: “Ich bin für zwei Stunden aus dem Büro, um eine Nierenoperation durchzuführen, aber Sie können mich jederzeit auf meinem Handy erreichen.”
— Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30. April 2021
Wie bereits erwähnt, war ich ziemlich stolz darauf, in meiner eigenen Abwesenheits-E-Mail nichts von “Die Antwort könnte ein bisschen länger dauern” geschrieben zu haben. Stattdessen hatte ich direkt betont, dass ich meine E-Mails im Urlaub nicht lesen würde. Leider respektiert unsere Gesellschaft diese “Out of office”-E-Mails nicht so, wie ich es mir wünschen würde. “Mir ist aufgefallen, dass man nie weiß, ob diese automatische Antwort auch stimmt”, sagt Dr. Boyes. Oft bekommt man eine automatische Abwesenheits-E-Mail – und kurz darauf eine echte Antwort von der Person, der man geschrieben hat. “Ich glaube, viele Leute planen, während des Urlaubs nur bestimmte Arbeitsaufgaben zu erledigen – wie das Beantworten von E-Mails, die nur kurze Nachrichten erfordern. Aber das summiert sich, und es kommen immer weitere Aufgaben hinzu”, sagt Dr. Boyes. “Wenn man im Urlaub diese Tür auch nur einen kleinen Spalt öffnet, tut man letztendlich mehr, als man geplant hatte. Das kann einen aus dem Urlaubsmodus herausholen.” Außerdem beeinflusst es die Erwartungen derjenigen, die versuchen, einen zu erreichen. In Zukunft gehen sie vielleicht immer davon aus, dass man doch erreichbar ist. “Ich glaube, niemand vertraut diesen Abwesenheitsnotizen mehr”, sagt Dr. Boyes. “Wenn man sie bekommt, denkt man vielleicht: ‘Oh, das bedeutet vielleicht, dass ich nur ein paar Stunden auf eine Antwort warten muss, oder dass ich erst abends eine E-Mail bekomme’, anstatt wirklich davon auszugehen, dass die Antwort tatsächlich erst nächste Woche kommt.”
Wie entkommen wir also dieser E-Mail-Hölle, in der es scheint, dass wir leben? Da dies ein kulturelles Problem ist, gibt es darauf keine einfache Antwort – dies gilt vor allem für diejenigen von uns, die in Junior-Positionen arbeiten. Wenn man jedoch in der Lage ist, im Urlaub wirklich nur über eine Abwesenheitsnotiz mit anderen zu kommunizieren, kann dies mehr als nur die eigene geistige Gesundheit positiv beeinflussen. “Versuche, anderen ein Vorbild zu sein. Und selbst wenn du dich nicht dazu überwinden kannst, die Arbeit im Urlaub komplett auszublenden, respektiere zumindest den Urlaub und die Abwesenheitsnotiz anderer Menschen, damit sie sich nicht unter Druck gesetzt fühlen.” Je mehr wir diese Nachrichten nämlich respektieren und würdigen, desto näher kommen wir einer Gesellschaft, in der “Alle auswählen > Löschen” am ersten Arbeitstag nach einem entspannenden Urlaub eine völlig akzeptable Option ist.
Lust auf mehr? Lassen Sie sich die besten Geschichten von HotQueen Deutschland jede Woche in Ihren Posteingang liefern. Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an!
Gefällt Ihnen, was Sie sehen? Wie wäre es mit noch mehr HotQueen-Geschmack, direkt hier?
Ich werde unterbezahlt – wie soll ich da sparen?
E-Mails nach Feierabend checken: Pro & Contra
Was würden Sie tun, um im Homeoffice zu bleiben?
